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こんにちは、オーストラリアのパースでワーホリ中のなたりーです。
日本は春ですね。
ブログを読んでくださる人の中には新社会人として会社勤めを始めるや転職で違う会社でお仕事を始める方もいるかもしれませんね。

私も新卒は専門商社の事務職OLをやったりしていました。
超絶女の園で消耗したのと事務職が向いておらず3ヶ月で退職しましたが。懐かしいです…
しかしその後IT系やWEB系でオフィスワークもしていました。
事務職は苦手でしたがIT系やWEB系の仕事は結構楽しかったですね〜

ここ数年は飲食業で働いていたのでオフィスワークから離れているのですが
今回は自分がOLやっていた時にオフィスワークをする時にできた方がいいことを書いておこうと思います。

ショートカットキーをマスターしよう

パソコンで作業することが多い仕事の場合にはショートカットキーを使いこなせるとかなり仕事のスピードが上がります。
ショートカットキーとはwindowsのパソコンを使っている場合、「ctrl」+「Z」のボタンを押して元に戻すコマンドのことです。
マウスの右クリックを押して出てくる表示に「元に戻す」というコマンドも実行できますが
ショートカットキーを使用した方が一瞬でコマンドを実行できるので便利です。

私はオフィスワークで打ち込み系の仕事がある時に職場の先輩から
右クリックを使っちゃだめ。遅い。ctrl+vなど
タブの切り替えでマウスを使っちゃだめ。遅い。 shift+tabで切り替え
エクセルのセルに入力するのにダブルクリックしちゃだめ。遅い。 F2でセル内入力モードになる

などなど指導されて当時はえーん先輩怖いよ〜〜〜と思いながらショートカットキーを練習してできるようになりました。
少し当時の先輩は怖かったですがショートカットキーを覚えるきっかけになりました。
一度覚えると感覚で使えるようになるのがいいですね。

私もPC作業をしている人がショートカットキーを使わないで右クリックやマウスを使用していると
この人仕事遅いのかな〜と思うようになりました。
先輩も昔は私のことをこういう風に見えていたんだなーと…少しは成長したのかしら私。

バズフィードさんで画像を一覧画像があったので
こういうものを印刷して透明なファイルに入れたりラミネート加工してあんちょこにしてキーボードのそばに置いておきましょう。

ショートカットキーが使いこなせるようになると作業スピードが格段に変わるのでタスクが早く終わりますね。

文章作成スピードが上がる!辞書登録で定型文を登録

仕事で使うフレーズを1文字入力しただけで表示できるように辞書登録します。
や→山田太郎(自分の名前など)
あ→ありがとうございます。
い→いつもお世話になっております。
か→株式会社●●(自分の会社名)
お→お忙しい中
も→申し訳ございません。
ご→ご連絡ありがとうございます。
こ→このたびは

などなど、自分が頻繁に使うものを登録しておくといいでしょう。
普通に打ち込むよりもかなり時間短縮になります。
私が勤めていた職場の上司はほとんどみんなこの辞書機能使ってましたね。

日本のビジネスメールってお決まりのフレーズ部分が多いので
メールの文章を考えるや打ち込むことに時間を使わない、脳みそのキャパを割かない=他の大事なことにエネルギーを使え。ということなんですね。

プリンターの使い方をマスターする

あと地味何ですがオフィスワークをする時って資料を作るために印刷するときの拡大縮小などでミスプリントになりがちなので
プリンターの扱い方も分かっているとミスプリントも避けることができるのでおすすめです。
役立ちリンク用紙サイズを理解し、コピー変倍、拡大縮小の失敗を減らす

時間短縮して、もっと大事なことに時間を使えるようにしてニコニコ定時退社!理想ですよね〜
それではまた次の記事で会いましょう。

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